2014年5月4日13:00，在X2314新葡的京集团8814vip团委书记于楠，副书记唐序召集机械学生会和新闻中心的主席、部长们就即将在5月22日举行的“青春正能量——新葡的京集团8814vip歌咏大赛”决赛工作进行了部署，并对工作提出了详细的要求及期望。

        于楠老师首先讲了合唱比赛决赛的流程、注意事项，并对宣传工作提出了要求。本次活动的宣传工作要与网络平台同步，并且要注意前期、中期和后期的宣传重点。决赛日之前需要对所有进入到决赛的队伍进行专访，活动当日除了对活动进行报道以外，也要对到场的学院领导进行采访，特别是对于全程参与比赛策划的党委副书记李毅老师要进行专访，赛后要进行总结宣传，通过系列报道来保持活动的热度及影响力。

        对于活动的组织，于楠老师提出，要叮嘱所有参赛队伍及早确定比赛曲目，包括一首必唱歌曲、一首选唱歌曲，并及早做好抽签工作，确定比赛出场顺序。于楠老师还提出，合唱比赛要尽量专业，要求学生会请两名艺传研究生前来指导，提高所有参赛队伍的水平，呈现出机械学院最动人的风采。接下来是决赛中颁奖环节的具体流程。每两组比赛结束后要插入颁奖仪式。最后再进行本次合唱比赛的颁奖。此外，本次比赛除了基本的奖项外又额外设立了最佳指挥奖及节目创意奖。评委打分也将对这几项进行额外打分。增加奖项的目的在于提高得奖的几率，提高参赛队伍的积极性。

        唐序老师又对细节进行了强调和补充，就指导老师、场地的安排等问题做出解答。并向机械学生会及新闻中心提了几点希望：希望大家通过本次活动积累经验，提升自己。两个组织要同时做好台前幕后的工作，让自身不断成长。

        所有在场的团学组织干部们均表示有信心将此次活动办好，并会为此加倍付出努力。